目上の方とのメールの仕方
わたしたちは毎日多くのメールをやりとりしています。
現代の生活にかかすことができないものがメールであると言ってもよいでしょう。
数多くのメールのなかでは目上の方とのメールをする機会もあると思います。若い人の場合だとあまり目上の方とのメールに慣れていない場合があるかもしれません。
そこでここでは目上の方とのメールを作成するコツを紹介します。しっかり勉強をして失敗のないメールコミュニケーションをしてほしいと思います。
さて、メールを作成するときのポイントには4つの点があります。そのポイントとは「メールの形式」、「メールのラフさ」、「文章の語尾」、「メールのニュアンス」の4つです。
目上の方とのメールを行う場合には「メールの形式」と「文章の語尾」にまず気をつけてください。目上の方の場合には長い人生経験のなかで手紙のやりとりに慣れている人が多いです。むかしから手紙を書く場合には作法があります。
たとえば文頭には季節の時候をとりあげること、「拝啓」や「敬具」などの手紙独特の表現を使用することといったきまりがあります。目上の方はこのような手紙の作法をメールにも要求する場合が多いです。若い人にとってはメールが気軽なコミュニケーションツールかもしれません。しかし目上の方にとってはメールは正式な手紙と同じ存在であるとみなしている場合があるのです。
このような相手に対して形式を守っていない文章を作成してメールを送ることは大変失礼なことになってしまいます。相手との関係が壊れてしまうきっかけになるかもしれません。まずは文章の形式をしっかり確認してほしいと思います。
また、文章の語尾は必ず丁寧語にしておきましょう。これは基本中の基本ですので必ず守ってほしいと思います。
さらにメールのニュアンスに関して気を配りましょう。相手のほうが立場は上ですので自分は下手に出ましょう。
とにかく相手を敬う気持ち、相手を尊重する気持ちを表現してください。無理に敬語を使用する必要はありませんが、「お忙しいところ失礼します」や「ご迷惑かと思いますが○○をよろしくお願いいたします」といった表現で相手への敬意を表しましょう。
