基本的なメールの仕方
みなさんはメールを使っていますか。
むかしは手紙で文章を書くことが多かったと思います。
最近では携帯電話やパソコンなどの情報機器が発達しているなかで電子メールを利用する機会が増えています。今では小さな子どもたちも電子メールでメールのやりとりをしている時代です。
わたしたちがコミュニケーションを行うときに必要になっているものがメールのテクニックです。
メールはただ送れば良いというものではありません。メールでは相手の顔が見えないので普段よりも注意をすることが大切です。むやみやたらにメールを作成して送信しているととんでもない事態になるかもしれません。
メールは文字だけのコミュニケーションです。注意をしておかないと思わぬ誤解を相手に与えることになってしまいます。
直接会って会話をしている場合には相手の表情や手振り、身振りなどを観察します。だから相手の雰囲気などを見ることによって言葉のほんとうの意味を理解することができます。 しかしメールではそうはいきません。
相手の顔が見えないということは表情や雰囲気を観察することはできません。相手に唯一伝わるものはメールの文面だけです。メールの文字だけが相手に自分の思いを伝える唯一のものなのです。
みなさんはメールで失敗した経験はありませんか。
ここではコミュニケーションを成功させるために基本的なメールの書き方について紹介します。
メールを作成するうえで基本的になることはメールの形式、メールのラフさ、文章の語尾、メールのニュアンスです。無難なメールを作成するときに覚えておきたいコツは「形式」、「ラフさ」、「語尾」、「ニュアンス」に関する4つの内容です。
メールの形式というのは文章の書き出しかたや文章の終わりかたなど、手紙のような文章の決まりのことです。
基本的な無難なメールを送る場合には、「○○さま」というように相手の名前をきちんと書いて文章を作成するようにしましょう。また、文章の終わりの部分では「よろしくお願いします」や「自分のフルネーム」を書くなどのきまりを守っておくと無難だと思います。
メールのラフさとは文章に顔文字や絵文字を使うかどうかのことです。
親しい友人に送るメールでは楽しい絵文字や顔文字をたくさん使いましょう。ただ、無難にメールを送りたい場合には「ラフさ」を下げたほうが良いでしょう。相手によっては顔文字や絵文字に対して良い印象を持たない人がいます。
☆ 基本的なメールを作成する場合にはふつうの文字だけで文章をつくりましょう。
☆ 絵文字や顔文字を使いたくなりますがそのような気持ちはぐっとおさえておきましょう。
少し硬い文章になるかもしれませんが基本的なメールを作成する場合には「ラフさ」をおさえて文章を書いてください。
また、「文章の語尾」にも気をつけてください。
友人とのメールの場合には文章の語尾の部分に「（笑）」や「…」を使うことがありますよね。このような文字を使うと文章に躍動感が生まれます。
しかし基本的でオーソドックスな文章を作成する場合には語尾はふつうにしておいてください。ふつうさを守ることがメールでの失敗をなくすコツですね。
しっかり覚えておいてください。
最後の「ニュアンス」についてですが、これは相手に応じて考える内容です。
相手が後輩や年下の相手にメールを送る場合には文章のなかに年上としての余裕感を出しておきましょう。また相手が年上や目上の人の場合には文章のなかに自分が下手に出ている雰囲気を強調しておいてください。
以上のような内容が基本的で無難なメールや文章を作成するコツになります。
よく理解をしてメールコミュニケーションをうまく進めていきましょう。
